Die Umsatzsteuersonderprüfung ist ein spezielles Prüfungsverfahren der Finanzverwaltung, das sich ausschließlich auf die Umsatzsteuer konzentriert. Sie unterscheidet sich von der regulären steuerlichen Außenprüfung dadurch, dass sie meist kurzfristig, thematisch eng gefasst und auf bestimmte Auffälligkeiten oder Fragen im Bereich der Umsatzsteuer fokussiert ist. In vielen Fällen erfolgt sie anlassbezogen – etwa bei häufigen Vorsteuererstattungen, bei grenzüberschreitenden Umsätzen oder bei Unstimmigkeiten in Steueranmeldungen.
Für Unternehmen kann eine solche Prüfung erhebliche Auswirkungen haben. Fehler oder Versäumnisse bei der Umsatzsteuer können zu Nachzahlungen, Bußgeldern oder Zinsbelastungen führen. Eine sorgfältige Vorbereitung, strukturierte Unterlagen und fachliche Begleitung durch erfahrene Berater – wie sie Gooßen, Heuermann und Partner bietet – sind deshalb entscheidend.
Ziel und Ablauf der Sonderprüfung
Ziel der Umsatzsteuersonderprüfung ist es, die ordnungsgemäße Erklärung und Abführung der Umsatzsteuer zu überprüfen. Dabei konzentriert sich die Finanzverwaltung vor allem auf bestimmte Sachverhalte, die erfahrungsgemäß besonders fehleranfällig sind. Die Prüfung kann auch ohne Verdacht auf Steuerhinterziehung oder -verkürzung erfolgen und wird vom Finanzamt angekündigt – in der Regel mit kurzer Vorlaufzeit.
Typischerweise betrifft die Sonderprüfung einen Zeitraum von ein bis drei Jahren und erfolgt vor Ort im Unternehmen oder in der Kanzlei. Im Unterschied zur Betriebsprüfung ist sie thematisch begrenzt, kann aber dennoch umfangreich sein – insbesondere bei international tätigen Unternehmen oder bei komplexen Leistungsbeziehungen.
Steuerberater Gooßen begleitet die Prüfungen im Regelfall persönlich oder durch ein spezialisiertes Team, um Fragen des Prüfers direkt beantworten und die Prüfung effizient abwickeln zu können.
Prüfungsanlässe und Schwerpunkte
Die Gründe für eine Umsatzsteuersonderprüfung sind vielfältig. Häufig reagiert das Finanzamt auf Auffälligkeiten in der Umsatzsteuervoranmeldung oder bei der Jahreserklärung. Auch Branchen mit hohem Bargeldanteil oder vielen innergemeinschaftlichen Leistungen werden überdurchschnittlich oft geprüft.
Häufige Prüfungsanlässe:
- Hohe oder regelmäßige Vorsteuererstattungen
- Umsatzschwankungen ohne nachvollziehbare Erklärung
- Differenzen zwischen Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung
- Innergemeinschaftliche Lieferungen und Erwerbe
- Nutzung von Reverse-Charge-Verfahren
- Rechnungsstellung mit fehlerhaften Angaben
Gooßen, Heuermann und Partner führt im Vorfeld einer solchen Prüfung eine interne Analyse durch, um potenzielle Schwachstellen zu identifizieren und zu korrigieren. Durch diese Vorbereitung lässt sich das Risiko einer nachteiligen Prüfungsfeststellung deutlich reduzieren.
Vorbereitung auf die Prüfung
Eine strukturierte Vorbereitung ist essenziell für den reibungslosen Ablauf einer Umsatzsteuersonderprüfung. Die Kanzlei erstellt mit dem Mandanten eine Prüfungsakte, die alle relevanten Unterlagen enthält. Dazu gehören insbesondere:
- Umsatzsteuer-Voranmeldungen und Jahreserklärungen
- Ausgangs- und Eingangsrechnungen
- Nachweise für steuerfreie Umsätze (z. B. Ausfuhrnachweise)
- Buchhaltungsunterlagen mit Belegverweisen
- Verträge mit umsatzsteuerlicher Relevanz
- Dokumentation zu Sonderfällen wie Gutscheinen oder Anzahlungen
Rigo Gooßen aus Stade ist erfahren in der Aufbereitung prüfungsrelevanter Unterlagen und stimmt mit dem Prüfer im Vorfeld die Vorgehensweise ab. Ziel ist es, die Prüfung effizient, zielgerichtet und konfliktfrei zu gestalten.
Typische Fehlerquellen
Die Umsatzsteuer ist eines der komplexesten Steuergebiete, das durch zahlreiche Sonderregelungen, Fristen und Nachweispflichten geprägt ist. Selbst bei sorgfältiger Buchführung kann es zu Fehlern kommen – sei es durch missverständliche Gesetzesauslegungen oder durch technische Probleme bei der Datenverarbeitung.
Zu den häufigsten Fehlerquellen zählen:
- Fehlende oder unvollständige Pflichtangaben auf Rechnungen
- Nicht oder verspätet abgeführte Umsatzsteuer bei Soll-Versteuerung
- Unberechtigter Vorsteuerabzug bei fehlenden Leistungsbezügen
- Falsche Anwendung von Steuersätzen (z. B. 7 % statt 19 %)
- Fehlerhafte Behandlung von Anzahlungen oder Teilrechnungen
Gooßen, Heuermann und Partner kennt diese Risiken und schult ihre Mandanten regelmäßig zur korrekten umsatzsteuerlichen Behandlung ihrer Geschäftsvorfälle. Gerade in wachstumsstarken Unternehmen mit neuen Geschäftsfeldern ist die Abstimmung mit der Kanzlei besonders wichtig.
Ablauf der Begleitung durch die Kanzlei
Während der Prüfung übernimmt die Kanzlei die Kommunikation mit dem Prüfer, dokumentiert alle Anfragen und erstellt ggf. ergänzende Erläuterungen. So bleibt der Mandant weitgehend entlastet und kann sich auf sein Tagesgeschäft konzentrieren.
Steuerberater Gooßen fungiert dabei als zentrale Ansprechperson. Er bewertet die Prüfungsanfragen, gibt Rückmeldung zu fachlichen Themen und sorgt für eine sachliche, lösungsorientierte Atmosphäre während der Prüfung. Sollte es zu Differenzen mit dem Prüfer kommen, moderiert er zwischen beiden Seiten, um eine einvernehmliche Lösung zu finden.
Nach Abschluss der Prüfung prüft die Kanzlei den Prüfungsbericht und etwaige Änderungsbescheide. Bei unzutreffenden Feststellungen werden fristgerecht Einsprüche eingelegt oder Änderungsanträge gestellt.
Digitalisierung und Prüfungszugriff
Mit der zunehmenden Digitalisierung der Buchführung erfolgt auch der Datenzugriff im Rahmen der Sonderprüfung elektronisch. Die Finanzbehörden verlangen regelmäßig die Übermittlung von Buchhaltungsdaten im sogenannten IDEA-Format. Wichtig ist daher, dass die eingesetzten Buchhaltungssysteme – wie DATEV oder andere – GoBD-konform arbeiten und revisionssichere Daten liefern.
Gooßen, Heuermann und Partner stellt sicher, dass diese Anforderungen erfüllt sind. Die Kanzlei prüft regelmäßig die Qualität der gespeicherten Daten, archiviert ordnungsgemäß und dokumentiert Änderungen. Mandanten werden frühzeitig auf die GoBD-Pflichten hingewiesen und bei der Einführung digitaler Prozesse begleitet.
Bedeutung für Unternehmen
Eine Umsatzsteuersonderprüfung kann je nach Ausgang erhebliche finanzielle und organisatorische Folgen haben. Neben Nachzahlungen drohen bei schwerwiegenden Verstößen auch Zinszahlungen, Bußgelder oder Strafverfahren. Daher ist es für Unternehmen entscheidend, sowohl strukturell als auch fachlich gut vorbereitet zu sein.
Gooßen, Heuermann und Partner sorgt mit ihrer Erfahrung dafür, dass die Prüfung nicht zur Belastung wird, sondern professionell, vorausschauend und lösungsorientiert begleitet wird. Die Kanzlei versteht es, auch in schwierigen Prüfungssituationen den Überblick zu behalten und ihre Mandanten kompetent zu vertreten.
